Bayi Toplantısı İçin Ekipman Planı: Oturma, Sahne, Ekran, Kayıt ve İkram

150 bayilik bir toplantıda sabah 150 sandalye sahneye dönük dizilir. Akşam aynı 150 kişi yemeğe oturur ve salon 15-19 yuvarlak masaya çevrilir. Bayi toplantısı iki programlı bir gündür, ekipman listesi de iki bölüm halinde kurulur: gündüzün sunum düzeni ve akşamın yemek düzeni.

Bayi toplantısında hangi oturma düzeni seçilir?

Gündüz sunumu tiyatro düzeninde, akşam yemeği banket düzeninde yapılır; sandalye sayısı iki bölümde de kişi sayısına eşittir. Aralarında kahve molası varsa karşılama ve mola için bistro masa eklenir. Tablo 150 kişi için üç bölümün ekipmanını ve net alanını verir.

Gündüzden akşama salon çevrilecekse sandalyeler masalara aktarılır. Hilton sandalyenin istiflenebilir ve hizalı yapısı bu geçişi kolaylaştırır. İki ayrı alan kullanılacaksa sunum ana salonda, yemek fuaye ya da bahçede yapılır. Düzenlerin karşılaştırması oturma düzenleri ve kişi başı alan yazısında, masa adedinin tam tablosu kaç kişiye kaç masa gerekir yazısında yer alır.

150 bayilik tiyatro düzeni tek modelle kurulabilir: 150 adetlik konferans sandalyesi 90 cm yüksekliğindedir ve oturma genişliği 53 cm'dir. Daha kalabalık bayi toplantısında 500 adetlik bordo Hilton sandalye devreye girer. İstanbul'da, Atatürk Kültür Merkezi'ndeki Türk Telekom toplantısında dikdörtgen banket masa ve ahşap Napolyon sandalye kullanıldı; düzen etkinlik sayfasında görülebilir.

Bayi toplantısı sahnesinde kürsü ve podyum nasıl planlanır?

Tek konuşmacı için 123 cm yüksekliğindeki pleksi kürsü yeter. Panel ya da ödül töreni varsa sahneye örtülü banket masa, daha geniş bir alan istenirse modüler podyum eklenir. Podyumun yüksekliği 20 cm ile 100 cm arasında ayarlanır; sıra sayısı arttıkça arka sıradaki bayinin sahneyi görmesi için yükseklik artırılır. Alçak tavanlı salonda ise yüksekliği tavan sınırlar.

Kürsünün 40 cm kürsü alanı ve 67 cm genişliği vardır; oval modelin yüksekliği 125 cm, genişliği 80 cm'dir. Ölçüler ve konuşmacı alanı konuşma kürsüsü yazısında, podyum tipleri sahne ve podyum ölçüleri yazısında anlatılır.

Bayi toplantısında LED ekran ne büyüklükte olmalı?

LED ekranın yüksekliği, en arka sıradaki bayinin ekrana uzaklığının onda biri kadar seçilir. Salonun arka sırası ekrandan 20 metredeyse 2 metre yükseklik yeter. 100 kişilik toplantı salonunda 3x2 metre, 500 kişilik salonda 6x3,5 metre ekran kullanılır; 150 kişilik salon bu ikisinin arasında kalır ve arka sıra uzaklığı ölçülerek karar verilir.

Ses sistemi hoparlör, mikser ve mikrofondan oluşur; sahne ışığı konuşmacıyı ve sunumu görünür kılar. Kirala Bizden teknik ekipman kataloğunda 13 kalem bulunur. Ekran seçiminin bütün hesabı LED ekran ölçüsü yazısında, ses ve ışık düzeni ses, ışık ve truss yazısında yer alır.

Kayıt ve karşılama için ne gerekir?

Kayıt için logolu bir kayıt deski ya da örtülü 120x80 cm banket masa, yönlendirme için tekno bariyer, ceket bırakma için vestiyer gerekir. Kayıt deski akreditasyon ve yaka kartı teslimi için kullanılır, önüne marka görseli uygulanabilir. 120x80 cm banket masa 4 kişiliktir ve 50 adet stoktadır. Tekno bariyerin yüksekliği 89 cm'dir, 200 adet bulunur.

Vestiyer 150 cm yüksekliğinde ve 200 cm genişliğindedir, 20 adet stoktadır. Yönlendirme araçlarının seçimi için yönlendirme ve kayıt deski yazısına bakılabilir. İstanbul'da TÜGİAD genel kurulunda siyah Napolyon sandalyeler tiyatro düzeninde kullanıldı ve katılımcıların eşyaları için vestiyer alanı hazırlandı; ayrıntılar etkinlik sayfasında.

Bayi toplantısında ikram ve mola nasıl kurulur?

Mola alanında 4-6 kişiye bir bistro masa hesaplanır; 150 bayi için bu 25-38 masa eder. Masalar kahve ve çay istasyonunun çevresine yerleşir, misafirler ayakta sohbet eder. Akşam yemeği yuvarlak masalara alınacaksa örtü adedi masa sayısına eşittir. Kahve ve çay seçenekleri kahve ve içecek istasyonu yazısında, diğer istasyonlar ikram istasyonları rehberinde toplanır.

Açık alandaki bayi toplantısında ısıtma ve gölge nasıl hesaplanır?

Gölge için şemsiye adedi, gölgelenecek alanın şemsiye alanına bölünüp 1,2 ile çarpılmasıyla bulunur: 4x4 şemsiye 16 m² gölge verdiği için 120 m²'lik alana 120 ÷ 16 × 1,2 = 9 şemsiye gerekir. Serin akşam için palmiye soba açık alanda 15-20 m² ısıtır; ayakta düzende 25 m²'ye bir, oturmalı yemekte masa başına bir soba hesaplanır. Yani 15-19 masalı bir akşam yemeğine 15-19 soba düşer.

Kapalı çadırda gaz sobası kullanılmaz, fanlı ısıtıcı seçilir. İstanbul'da Feriye Palace'ta Concentrix'in müşteri buluşmasında palmiye sobalar dış mekânı ısıttı; düzen etkinlik sayfasında görülebilir. Soba adedinin hesabı dış mekân ısıtıcı yazısında, şemsiye ölçüleri etkinlik şemsiyesi yazısında, yağmur ve güneş planı açık hava planı yazısında yer alır.

Bayi toplantısında telsiz gerekir mi?

Kayıt, salon ve servis ekipleri ayrı çalışıyorsa telsiz gerekir; adedi katılımcı sayısı değil görevli sayısı belirler. Kirala Bizden'in kiraladığı tek model HYT 508 telsizdir. Görevli sayısına göre hesap ve kanal planı telsiz yazısında yer alır.