Etkinlik Ekipmanı Teklifi İçin Hangi Bilgiler Hazırlanmalı? Ajans ve Şirket Kontrol Listesi
- 8bilgiteklif öncesi hazırlanacak başlık
- 10-13masa100 kişilik oturmalı yemekte yuvarlak masa
- 17-25masa100 kişilik ayakta ağırlamada bistro masa
- 1-1,4m²oturmalı yemekte kişi başı alan
Kısa cevap
Ekipman teklifi için sekiz bilgi hazırlanır: tarih ve süre, kişi sayısı, oturma düzeni, net alan ve tavan, iç ya da dış mekân, zemin, elektrik noktaları ve program akışı. Kişi sayısı ile düzen masa adedini belirler: 100 kişi için 10-13 yuvarlak masa ya da 17-25 bistro masa gerekir. Kirala Bizden'de fiyat; ekipman adedi, süre ve tarihe göre teklifle netleşir.
Bu yazıda
- Ekipman teklifi için hangi bilgiler gerekir?
- Kişi sayısı kesin değilse teklif nasıl istenir?
- Oturma düzeni masa adedini nasıl değiştirir?
- Salonun ölçüsü neden sorulur?
- İç ya da dış mekân bilgisi hangi ekipmanı belirler?
- Zemin, elektrik ve tavan yüksekliği neden istenir?
- Ajans müşterisinin markasıyla ilgili hangi bilgiyi önceden netleştirmeli?
"Yaklaşık 200 kişi, gala, bir ay sonra" diye başlayan bir talepten ekipman listesi çıkmaz. 200 kişi, 20 ile 25 yuvarlak masa arasında bir sonuç verir ve aralığı daraltan şey salonun alanı ile oturma düzenidir. Sekiz bilgi elinizdeyse liste kâğıt üzerinde kapanır.
Ekipman teklifi için hangi bilgiler gerekir?
Teklif için tarih ve süre, kişi sayısı, oturma düzeni, net alan ve tavan yüksekliği, iç ya da dış mekân, zemin, elektrik noktaları ve program akışı gerekir. Tablo her bilginin hangi ekipmanı, hangi hesapla değiştirdiğini gösterir.
Hazırlanacak sekiz bilgi ve etkisi
| Bilgi | Değiştirdiği ekipman | Nasıl etkiler |
|---|---|---|
| Tarih ve kiralama süresi | Bütün kalemler | Fiyat adet, süre ve tarihe göre netleşir; aynı tarihte tek bir modelin stoğu sınırlıdır |
| Kişi sayısı | Sandalye, masa | Sandalye kişi sayısına eşittir; masa = kişi ÷ kapasite |
| Oturma düzeni | Masa tipi, sandalye | Yuvarlak masa 8-10 kişi, dikdörtgen masa 6-8 kişi, bistro 4-6 kişi; tiyatroda masa yok |
| Net alan ve tavan | Düzen kapasitesi, podyum, ekran | Net alan ÷ kişi başı alan; tavan sahne, truss ve ekran için kalan yüksekliği belirler |
| İç ya da dış mekân | Şemsiye, ısıtıcı, çadır | Şemsiye = alan ÷ 16 × 1,2 (4x4); ayakta düzende 25 m²'ye bir palmiye soba |
| Zemin | OSB zemin kaplama, podyum | Çim ve toprakta OSB zemin, havuz üstünde havuz kapama podyum |
| Elektrik noktaları | LED ekran, ses, ışık, RGB LED mobilya | Elektrik isteyen kalemlerin sayısı ve yeri noktalara göre planlanır |
| Program akışı | Düzen değişimi, sahne, kürsü | Gündüz tiyatro, akşam banket gibi ikinci bir düzen ek masa ve örtü getirir |
Kişi sayısı kesin değilse teklif nasıl istenir?
Kesin sayı yoksa alt ve üst sınır verilir: 180-220 kişi, 18 ile 28 yuvarlak masa arasında bir liste demektir. Alt sınır 180 ÷ 10 = 18, üst sınır 220 ÷ 8 = 27,5 yani 28'dir. Protokol, konuşmacı ve organizasyon ekibi sayıya dahil edilir. Sandalye kişi sayısına eşit olduğu için sınırın üst değeri sandalye adedini de belirler.
Oturma düzeni masa adedini nasıl değiştirir?
Aynı kişi sayısı düzene göre farklı masa adedi çıkarır: 200 kişi için 20-25 yuvarlak masa gerekirken 34-50 bistro masa gerekir. Fark, masanın kapasitesinden gelir. Tablo dört masa tipini 100 ve 200 kişi için yan yana koyar.
Düzene göre masa adedi
| Düzen ve masa | Kapasite | 100 kişi | 200 kişi |
|---|---|---|---|
| 180 cm yuvarlak banket masa | 8-10 kişi | 10-13 masa | 20-25 masa |
| 180x80 banket masa | 6-8 kişi | 13-17 masa | 25-34 masa |
| 120x80 banket masa | 4 kişi | 25 masa | 50 masa |
| Ayakta kokteyl, bistro masa | 4-6 kişi | 17-25 masa | 34-50 masa |
| Tiyatro düzeni | Masa yok | 100 sandalye | 200 sandalye |
Stok sınırı da düzenle birlikte okunur. 100 adetlik 180 cm yuvarlak masa stoğu en fazla 800-1.000 kişiyi oturtur, 300 adetlik 180x80 masa stoğu 1.800-2.400 kişiyi. Daha kalabalık bir davette iki masa tipi birlikte kullanılır. Bütün tablo kaç kişiye kaç masa gerekir yazısında yer alır.
Adedi kişi sayısına bağlı temel ürünler
Salonun ölçüsü neden sorulur?
Net alan, kişi başı alana bölünerek salonun kapasitesini verir: oturmalı yemekte kişi başı 1-1,4 m², tiyatro düzeninde 0,6-0,8 m², ayakta kokteylde 0,5-0,8 m² hesaplanır. 300 m²'lik net alana 214-300 kişi oturmalı yemekte, 375-500 kişi tiyatro düzeninde sığar. Sahne, dans pisti, büfe ve servis alanı önce salon ölçüsünden düşülür.
Oturma düzenlerinin kapasite tablosu oturma düzenleri ve kişi başı alan yazısında, çadır ölçüsünün hesabı etkinlik çadırı yazısında bulunur.
İç ya da dış mekân bilgisi hangi ekipmanı belirler?
Dış mekânda şemsiye, ısıtıcı ve çadır listeye girer, iç mekânda girmez. Şemsiye adedi gölgelenecek alanın şemsiye alanına bölünüp 1,2 ile çarpılmasıyla bulunur: 160 m²'lik bahçeye 160 ÷ 16 × 1,2 = 12 adet 4x4 şemsiye gerekir. Palmiye soba açık alanda 15-20 m² ısıtır; 300 m²'lik ayakta kokteyl alanı için 25 m²'ye bir soba hesabıyla 12 soba çıkar.
Kapalı çadırda gaz sobası kullanılmaz, fanlı ısıtıcı seçilir. Bu yüzden "çadır var mı" sorusu da bilgi listesindedir. İstanbul'da Swissôtel The Bosphorus'taki Binance etkinliği için puf lounge takımı, U bar masası ve deri bar sandalyesi sağladık; kapalı salonda kurulan bu düzende şemsiye ya da soba gerekmedi. Açık alan planı için açık hava etkinliği yazısı ve dış mekân ısıtıcı yazısı kullanılabilir.
Mekâna göre eklenen ürünler
Zemin, elektrik ve tavan yüksekliği neden istenir?
Zemin, masanın ve sahnenin nereye kurulacağını belirler: çim, toprak ve kum zeminde alan OSB zemin kaplamayla düzlenir, havuzun üstü boşaltılmadan havuz kapama podyumla kullanılır. Kaplanacak alan kişi sayısından çıkar; 200 kişilik oturmalı yemek için 200-280 m². Ayrıntısı zemin kaplama yazısında.
LED ekran, ses sistemi, sahne ışığı ve RGB LED mobilya elektrik ister; elektrik noktalarının sayısı ve yeri bilinirse bu kalemler yerleşime oturur. Tavan yüksekliği ise sahneyi sınırlar: podyum yükseldikçe truss, ışık ve LED ekran için kalan yükseklik azalır. Podyum 20-100 cm arasında ayarlanır. Ekran yüksekliği, en arka izleyicinin uzaklığının onda biri kadardır. Hesabı LED ekran ölçüsü yazısında bulunur.
Ajans müşterisinin markasıyla ilgili hangi bilgiyi önceden netleştirmeli?
Renk ve logo kullanımı teklif aşamasında netleşir; çünkü markalı kalemlerin hazırlığı etkinlik tarihine bağlıdır. Şemsiye, gazebo, minder, puf, şezlong, bayrak ve masa örtüsü kurumsal renklere göre üretilir ya da logo baskısıyla hazırlanır. Masa örtüsü beyaz, siyah ve pötikare seçeneklerinde 500'er adet stoktadır. Seçenekler markalı etkinlik ekipmanları yazısında toplanmıştır.
Teklif öncesi hazırlık listesi
0 / 10 tamamlandı
Kalemleri işaretleyin; işaretleriniz bu tarayıcıda saklanır ve seçtiklerinizi WhatsApp ile iletebilirsiniz.
Genel ekipman listesi için kurumsal etkinlik ekipman kontrol listesi, etkinlik türüne göre seçim için İstanbul kurumsal etkinlik ekipmanı rehberi açılabilir. Bayi ve satış toplantılarında iki bölümlü listenin planı bayi toplantısı ekipman planı yazısında yer alır.
Kiralama rehberiKurumsal Etkinlik Ekipmanı KiralamaAjans ve şirket ekipleri için etkinlik türüne göre ekipman listeleri, referanslar ve teklif sayfası.Rehbere git →Bu yazıdaki ürün kategorileri ve kiralama rehberleri
